Mengirim surat lamaran kerja melalui email sekarang banyak dilakukan oleh para pencari pekerjaan. Namun seringnya banyak personalia melewatkan email-email yang diterimanya karena judul email yang terlalu samar di antara puluhan email yang mereka terima setiap harinya.
Adalah suatu seni tersendiri untuk membuat email lamaran kerja yang dari judulnya saja sudah menarik perhatian personalia. Artikel ini akan memberitahumu tentang cara membuat surat lamaran kerja lewat email agar menarik dibaca, dan akhirnya diterima kerja.
Daftar isi
1. Siapkan Berkas yang Dibutuhkan
Sebetulnya tidak banyak berkas yang dibutuhkan untuk menyertai suatu surat lamaran kerja, karena yang dibaca hanya surat lamaran kerja dan curriculum vitae saja. Jika lowongan kerja memerlukan portofolio (misalnya pada posisi kerja seperti desain, modelling, fotografi), maka lampirkan portofolio ini.
Dulu, disarankan pada berkas dimasukkan scan ijazah. Namun di masa kini, ijazah tak lagi diperlukan, karena riwayat pendidikan sudah tercantum dalam curriculum vitae, bukan?
Pengenal identitas seperti KTP umumnya juga tidak lagi diperlukan karena nama pelamar kerja sudah tertera di curriculum vitae.
Kecuali jika kamu menemukan lamaran kerja ini di suatu portal lowongan kerja, dan memang lowongan tersebut menginstruksikan pelamar untuk mengirimkan scan dokumen KTP atau ijazah, maka silakan mematuhi instruksi tersebut dengan melampirkan dokumen identitas tersebut.
Saya selalu menyarankan supaya pelamar kerja memberi nama file CV-nya dengan nama pemiliknya dan jenis dokumen tersebut. Contoh nama file untuk CV: “vania-widodo-resume.pdf”.
Penyebabnya, kadang-kadang petugas personalia hanya butuh melihat file CV calon pegawai tersebut. Orang itu akan menyimpan file CV tersebut di dalam komputernya sampai kapanpun, bahkan meskipun calon pegawai itu batal direkrut. Namun jika suatu hari nanti ia membutuhkan pegawai kembali, dan melihat file CV yang bertuliskan nama kandidat itu, maka kesempatan terbesar untuk panggilan wawancara akan jatuh ke tangan pemilik CV bernama tersebut.
2. Buka Aplikasi Email
Kamu dapat menggunakan email yang kamu miliki untuk mengirimkan surat lamaran kerja, misalnya gmail.com. Tetapi yang perlu kamu perhatikan sebetulnya adalah username emailmu, sebaiknya gunakan username seprofesional mungkin.
Contoh username profesional dalam alamat email misalnya danny.widodo@gmail.com, atau vania.widodo@gmail.com. Karena memang dengan nama itulah kamu ingin dikenal dalam karier-mu.
Hindari penggunaan username yang terkesan alay, misalnya dannyganthenk@gmail.com atau vaniapacarjimin@gmail.com.
Bahkan dalam industri kreatif pun, perusahaan tetap menginginkan (calon) pegawainya menggunakan username profesional dalam alamat email mereka.
3. Klik Tombol Tulis (Compose)
Tombol Tulis umumnya terdapat di sebelah kiri atas, tepatnya sebelah bawah icon Gmail.
4. Isi Alamat Email
Tuliskan alamat email dari kontak yang kamu harapkan akan menerima lamaran kerjamu ini. Kontaknya bisa kamu dapatkan dari kontak yang tersedia pada iklan lowongan kerja. Contoh alamat kontaknya: rekrutmen2022@ptbahagiamakmursejahtera.com.
Namun jika kamu mengirimkan lamaran kerja ini atas inisiatif sendiri tanpa melihat iklan lowongan, maka email yang kamu perlukan ialah alamat email milik bagian human resource dari perusahaan tersebut. Contohnya seperti ini: hrd@ptbahagiamakmursejahtera.com.
5. Isi Subjek
Rumus sederhana tapi ternyata jitu, dari mengisi subjek pada email adalah menulis seperti ini, “Lamaran Kerja – (Posisi Kerja) – (Nama Pelamar)”.
Karena logisnya, setiap hari seorang petugas personalia menerima puluhan email dalam waktu yang bersamaan, dan tak semuanya merupakan email lamaran kerja. Ia bisa saja menerima email-email berisi laporan gaji pegawai, panggilan rapat dengan direksi, instruksi pendelegasian pegawai, dan lain sebagainya.
Maka dia harus langsung membedakan mana email yang harus diprioritaskan untuk dibaca lebih dulu, hanya dari subjeknya saja. Jika dirinya dalam mode mau membaca aplikasi kerja, maka dia akan membuka inbox-nya dan mencari mana judul email yang berisi lamaran kerja dulu.
Bahkan ketika ia sedang mengurusi lamar-lamaran kerja, ia tidak hanya mengurusi satu-dua posisi lowong sekaligus, tapi bisa jadi sampai 10 posisi lowong yang harus dia isi dengan pelamar yang masuk. Jika ia sedang mencari seseorang yang kompeten untuk posisi CTO misalnya, tentu dia tidak mengharapkan untuk membaca email dari seseorang yang mencari posisi kerja sebagai Sales atau Sekretaris, misalnya.
Dan apa pentingnya mencantumkan nama pelamar di subjek email? Sederhananya, untuk membuat dirimu diingat dengan cepat.
Contoh subjek email yang ideal untuk melamar kerja: “Lamaran Kerja – Chief Technology Officer – Vania Widodo”
6. Copy Paste Surat Lamaran Kerja yang Telah Disiapkan
Kamu umumnya telah menuliskan surat lamaran kerjamu di aplikasi lain (misalnya Google Docs atau Microsoft Words), maka kamu tinggal menyalinnya saja ke dalam kolom body email ini.
Email lamaran kerja yang dikirim tanpa body, hanya dengan memberi lampiran dokumen curriculum vitae saja, sebenarnya tak ubahnya seperti spam. Sangat mungkin inbox dari personalia akan membacanya sebagai spam dan langsung memasukkannya ke dalam tab Spam. Akibatnya, personalia tak akan membaca lamaranmu sampai kapanpun, karena ia memang tidak punya cukup waktu untuk memeriksa tab Spam-nya.
7. Lampirkan (Upload) Dokumen Pendukung
Cara melampirkan dokumen pendukung ialah dengan mencari icon yang berbentuk penjepit kertas. Klik icon ini, lalu cari dokumen yang dilampirkan. Kemudian lampirkan dokumen yang sudah disiapkan.
8. Lakukan Pengecekan Ulang dari Awal
Kamu perlu memeriksa emailmu sebelum kamu kirimkan, apakah ada kesalahan tata bahasa atau hanya sekedar kesalahan ketik. Banyak sekali kandidat yang gugur dalam proses rekrutmen karena kesalahan ketik saat menulis email. Karena memang kesalahan ketik menunjukkan ketidaktelitian, suatu sifat yang tidak diharapkan pada lini pekerjaan manapun.
Bagaimana kalau kamu mencoba gladi resik alias berpura-pura mengirimkan email itu kepada diri sendiri, lalu bayangkan jika kamu menjadi penerimanya. Apakah kamu mau menerima orang yang menulis email seperti itu atau tidak?
Cara lainnya yang cukup baik juga dengan minta bantuan teman untuk membaca email lamaran kerjamu. Lalu minta pendapatnya, apakah sebagai seorang personalia, temanmu mau memanggilmu wawancara atau tidak?
Dan hindari penggunaan gambar, atau penggunaan warna yang berbeda pada baris-baris tersentu di email lamaran kerja. Karena kita ini hanya ingin diterima kerja, bukan ingin menciptakan distraksi yang tidak perlu di mata personalia. Dan dengan alasan yang sama, jangan menggunakan emoticon di email, karena ini email resmi.
9. Kirim
Klik tombol kirim untuk mengirimkan email. Tunggu sekitar 5 menit setelah mengirimnya, kalau-kalau alamat email yang kamu tuju itu invalid alias terjadi salah ketik.
Nah, sekarang kamu sudah bisa membuat surat lamaran kerja dan mengirimkannya lewat email. Namun, kamu juga perlu tahu beberapa tips penulisan keterangan, pendidikan, pengalaman yang baik dalam surat lamaran. Yuk, baca beberapa tips penulisan tersebut di tautan ini -> Tips Menulis Surat Lamaran Kerja.
Artikel ini telah dioptimasi pada November 2022 oleh Purwanto